1. Pengertian Knowledge Management

Knowledge Management (KM) dapat dipandang dari dua sisi
yaitu secara operasional dan strategis. KM secara operasional artinya
KM merupakan aktifitas perusahaan/organisasi dimana terjadi
pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis
artinya KM merupakan langkah untuk memantapkan setiap
organisasi/perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan.
Berikut ini merupak definisi-definisi tentang knowledge managemen (KM):

• HarvardCollege (1999)Knowledge Management
  (KM) merupakan suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna
  informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang
  dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut
  untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalau tersedia
  bilamana dibutuhkan” (Sembel & Santoso, 2002 ,hal 195 ).
• Amrit Tiwana“Knowledge Management
  (KM) merupakan pengelolaan pengetahuan secara terorganisasi untuk
  membuat nilai bisnis dan membangkitkan keuntungan yang bersaing”(Tiwana, 2000, hal 5).

• Kirk Klassion“Knowledge Management (KM) merupakan kemampuan untuk membuat dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan bisnis” (Tiwana, 2000, hal 5).
• Definisi umum tentang KMKnowledge Management (KM) dapat didefiniskan sebagai satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.
  1. Pembuatan (creation) pengetahuan adalah
     proses perbaikan dari pengetahuan yang ada melalui proses pengalaman
     yang ada. Biasanya proses ini terjadi ketika ada deteksi kesalahan dan
     perbaikannya.
  2. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari knowledge creation.
  3. Pembauran (assimilation) pengetahuan merupakan proses pengumpulan, penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di organisasi/perusahaan.
  4. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses pengambilan dan penyebaran pengetahuan untuk dipergunakan dalam proses pengalaman yang lainnya.
  5. Penerapan (application) pengetahuan merupakan proses pemanfaatan pengetahuan untuk mebantu penyelesaian masalah yang sedang dihadapi.

Knowledge Management (KM) merupakan proses yang
terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi
satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan
membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan.

2. Tipe Knowledge Management

Banyak perusahaan dan pakar mencoba untuk mengklasifikasikan projek-projek knowledge management yang sudah dilakukan di dalam perusahaan-perusahaan, bahkan ada perusahaan seperti XEROX melalui Chief Knowledge Officer
(CKO)nya telah menngumpulkan semua studi kasus dan informasi projek KM
ini, yang mana adalah untuk mencari bentuk atau tipe projek KM yang
tepat diterapkan di dalam perusahaannya.

Secara umum projek ini dapat dikategorikan dalam dua bentuk yaitu KM
yang mencakup semua lini dalam perusahaan dan KM yang dilakukan dalam
satu departemen, bisnis unit atau fungsi bisnis tententu. Dan pada
tahap awal KM bisa dimulai dari lingkungan yang kecil seperti
departemen, fungsi/unit bisnis, sehingga proses pembudayaan knowledge management akan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi.

Projek Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu :

1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur.
   Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang
   dihasilkan organisasi / perusahaan, seperti disain produk, proposal dan
   laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan
   terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat
   dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan
   untuk membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek.
   Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang
   harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru.
   Proyek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes.
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini
   bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah
   diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat
   fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang
   yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi.
   Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk
   baru atau disain ulang proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses
   dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini
   memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk
   perusahaan.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system.
   Dalam proyek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua
   laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini
   diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks
   terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

3. Tujuan Penerapan Knowledge Management
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan:

1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber
   pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah
   untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya,
   sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan
   memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya,
   sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan
   meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong
   lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat
   digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan,
   sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

4. Knowledge Networks System (KNS)

Knowledge Networks System (KNS) merupakan sistem Knowledge Management
(KM) yang bertujuan mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap
anggota yang terlibat dalam jaringan pengetahuan. KNS secara umum
dibagi kedalam dua modul utama yaitu direktori pengetahuan dan transfer
pengetahuan. Kedua modul ini yang dipadukan untuk mendukung proses
peningkatan kompetensi dari setiap anggota dalam bidang pengetahuan
yang menjadi fokus dan interestnya.

Direktori Pengetahuan merupakan klasifikasi dari pengetahuan,
sedangkan transfer pengetahuan merupakan proses yang diadopsi untuk
mendukung proses-proses penyebaran pengetahuan terjadi, seperti
pelatihan, forum diskusi, artikel, chatting, email, kontak langsung
kepada pakar. Sehingga KNS dapat diterapkan dalam bidang apa saja,
sesuai dengan interest dari satu kelompok atau organisasi
yang menerapkannya. Karena KNS lebih terfokus kepada proses peningkatan
kompetensi, maka sistem ini lebih cocok diterapkan dalam lembaga atau
departemen yang berhubungan dengan pelatihan, pendidikan dan juga SDM.

5. Penciptaan Pengetahuan

Seperti yang diusulkan Nonaka (1991), sebuah perusahhan yang ingin menjadi “knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahun ditengah-tengah strategi sumber daya manusianya (Sembel & Santoso, 2002, hal 45). Ada dua jenis pengetahuan yang harus dikelola.

1. Pertama adalah pengetahuan explicit (explicit knowledge) yang merupakan salah satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan explicit
   adalah pengetahuan yang telah disusun dalam format tertentu dan
   biasanya telah terdokumentasi. Pengetahun jenis ini lebih mudah
   dikomunikasikan dan didistribusikan.
2. Jenis lain adalah tacit knowledge, yang terdiri dari keahlian teknis, know-how
   dan dimensi kognitif lainnya seperti model  mental, kepercayaan,
   perspektif, pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis ini sangat sulit
   untuk dituangkan dalam bentuk formal. Oleh karenanya sulit untuk
   mengkomunikasikannya kepada orang lain.

Lalu bagaimana proses penciptaan pengetahuan itu berlangsung?. Pada
dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan
Nonaka (1991) memeparkan adanya empat pola dasar penciptaan pengetahun
yang mungkin terjadi di dalam sebuah organisasi, seperti terlihat di
gambar dibawah ini.

Gambar Empat pola dasar penciptaan pengetahuan dalam organisasi

1. Apprentice. Pola ini umumnya
   terjadi secara natural di dalam perusahaan pada saat seorang staf
   senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing seorang staf yang
   baru bergabung . Staf unior tersebut akan mengamati apa saja yang
   dilakukan oleh sang senior, menirunya, dan berlatih melakukan hal-hal
   yang telah ditunjukan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk
   pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep
   seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan.  Si yunior akan membangun
   pengetahuan tacit-nya sendiri dari pengamatan yang
   dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas prilaku sang senior yang
   merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola
   seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi
   tidak dapat berkontribusi secara signifikan kepada seluruh perusahaan.
2. Combine. Pola ini terjadi pada saat
   seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada seperti laporan dan studi
   kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen baru yang
   merangkum serta bersisi gagasan-gagasan baru. Demikian pula penciptaan
   pengetahuan eksplisit baru dari pengetahuan explicit yang telah ada.
3. Articulate. Penciptaan pengetahuan
   tidak berhenti dikedua pola tersebut. Perusahaan harus dapat
   memfasilitasikan proses pembelajaran dimana para knowledge-worker harus dapat mengartikulasikan pengetahuna tacit
   yang dimiliki mereka dan mengubahnya kedalam kebentuk eksplisit dan
   menyimpannya untuk kemudian didistribusikan ke seluruh organisasi.
4. Internalize. Disisi lainnya, staf
   lain akan membaca pengetahuan eksplisit tersebut dan mulai
   menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah
   pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya.

Pada kedua pola terakhir, articulate dan internalize,
sistem manajemen pengetahuan (KMS) memegang peranan yang cukup
signifikan. Disini KMS berfungsi untuk memfasilitasikan terjadinya
kedua pola tersebut secara efisien dan efektif.

Sumber :

http://parkir2.blog.friendster.com/2007/09/knowledge-management/