Virtual Community of Practice: Membangun Tacit Knowledge di Perguruan Tinggi

Memahami Virtual Community of Practice

Community of Practice (selanjutnya akan disebut CoP) adalah proses belajar sosial yang muncul saat orang-orang yang mempunyai ketertarikan yang sama dalam suatu hal berkolaborasi dalam suatu periode yang panjang untuk melakukan sharing ide, menemukan solusi, maupun membangun inovasi [3]. Kelompok-kelompok diskusi, hobbyist, serta kelompok-kelompok sejenis merupakan contoh dari suatu CoP.

CoP pertama kali dicetuskan oleh Jean Lave dan Etienne Wenger. Etienne Wenger kemudian memperluan konsep tersebut dan mengaplikasikannya untuk konteks lain, khususnya dalam hal pengembangan organisasi. Wenger [5] mendefinisikan CoP sebagai suatu kelompok orang-orang yang saling berbagi perhatian, sekumpulan masalah, atau keminatan yang kuat terhadap suatu topik, dan memperdalam pengetahuan dan keahlian mereka dalam area tersebut dengan cara berinteraksi secara terus menerus.

Suatu Virtual CoP merupakan bentuk khusus dari CoP yang memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi (ICT – Information and Communication Technology) untuk melakukan berbagai aktivitas dalam sharing ide, menemukan solusi, maupun membangun inovasi.

Meskipun merupakan over simplification, komunitas yang ada pada berbagai mailing list merupakan contoh dari VCoP.
Pengetahuan / Knowledge dan VCoP

Pengetahuan bisa dikategorikan menjadi 3 kategori utama:

  • Explicit Knowledge, merupakan pengetahuan yang bisa dengan “mudah” dikodifikasikan dan ditransformasikan. Pengetahuan tentang cara menjalankan suatu aplikasi komputer merupakan contoh dari pengetahuan ini.
  • Implicit Knowledge. merupakan pengetahuan yang bisa dengan “mudah” dikodifikasikan dan ditransformasikan tetapi pihak yang mempunyai pengetahuan tersebut tidak mempunyai keinginan untuk melakukan kodifikasi dan transformasi.
  • Tacit Knowledge, merupakan pengetahuan yang sulit untuk dikodifikasikan dan sulit untuk dilakukan transformasi ke pihak lain. Dalam istilah Michael Moranyi, pengetahuan ini merupakan jenis pengetahuan yang tertanan dalam diri seseorang melalui pendalaman dan pengalaman dan untuk lebih mudahnnya sering disebut dengan pengetahuan yang “we know more than we can tell” [4].

Dalam hubungannya dengan pengetahuan, VCoP bisa digunakan untuk pengetahuan eksplisit maupun tacit. Pengetahuan tacit memang tidak mutlak tidak bisa dikodifikasikan. Anggota-anggota komunitas bisa memperdalam pengetahuan tacit dengan dasar pengetahuan eksplisit. Untuk itu diperlukan partisipasi yang aktif dari anggota.

Kolaborasi dan interaksi diperlukan agar pengetahuan eksplisit bisa berkembang lebih jauh lagi menjadi pengetahuan tacit. Perguruan tinggi sebagai suatu organisasi yang bergerak di dalam domain knowledge, semestinya bisa memanfaatkan ICT untuk keperluan pengelolaan pengetahuan (knowledge management). Saat ini bisa dikatakan, pengelolaan pengetahuan di perguruan tinggi mungkin baru berada pada level pengetahuan eksplisit. Secara tidak sadar, kondisi ini memicu frustasi baik di kalangan mahasiswa maupun pengajar. Mahasiswa merasa bahwa pengetahuan yang diberikan dosen bisa diperoleh dengan mudah karena telah dikodifikasikan di banyak media (buku, situs Internet, dan lain-lain). Sementara itu, dosen merasa bahwa mereka mempunyai banyak materi yang bisa diberikan, tetapi tidak mengetahui bagaimana pengetahuan tersebut bisa ditransformasikan dengan baik. Dalam kondisi seperti ini VCoP diperlukan.
Infrastruktur yang Diperlukan

Pada dasarnya, VCoP memerlukan berbagai infrastruktur yang bisa dibagi menjadi dua kategori besar:

  • Infrastruktur Teknis
  • Infrastruktur Non-teknis

Infrastruktur Teknis

VCoP memerlukan infrastruktur yang memadai dari sisi teknis, baik berupa Internet maupun Intranet. Pada dasarnya, pilihan penggunaan Internet atau Intranet didasarkan pada jangkauan anggota CoP yang akan dibangun. Untuk keperluan internal suatu organisasi, penggunaan Intranet telah mencukupi. Intranet maupun Internet hanya akan berbeda ruang lingkupnya, infrastruktur yang mendasari tetap sama.

Dengan demikian, pembahasan untuk infrastruktur teknis ini bisa diaplikasikan pada Intranet maupun Internet.

Infrastruktur Jaringan Komputer

Infrastruktur dibangun dengan menggunakan suatu protokol. Meskipun bisa menggunakan berbagai protokol, penulis menyarankan menggunakan protokol terbuka dan menghindari protokol proprietary. Protokol yang biasanya digunakan adalah TCP/IP, seperti halnya protokol yang digunakan di Internet. Untuk keperluan ini diperlukan minimal 1 server yang berfungsi sebagai:

  • HTTP server: memungkinkan sarana web untuk bisa diakses, misalnya menggunakan Apache HTTPd, Apache Tomcat, Jetty, dan lain-lain.
  • File server: Secure Copy – scp, Secure File Transfer Protocol – sftp
  • Mail server: transport: SMTP (sendmail, postfix, qmail. exim), incoming: IMAP, POP3.
  • Database server: untuk keperluan data storage and retrieval
  • DHCP server: untuk keperluan konfigurasi klien dalam jaringan secara otomatis.
  • Software lainnya untuk kepentingan yang lebih lanjut (misalnya SSH untuk pengaksesan shell, LDAP – Lightweight Directory Access Protocol untuk pengaksesan direktori).

Sisi klien merupakan komputer desktop dengan aplikasi standar. Lihat pembahasan tentang infrastruktur software.

Infrastruktur Hardware

Secara umum, hardware yang digunakan terdiri atas peranti masukan (input), pemroses, dan keluaran (output). Beberapa peranti bisa di-share untuk pemakaian bersama, misalnya penggunaan peranti keluaran berupa printer. Dari sisi ini, hal yang perlu diperhatikan adalah jumlah RAM yang memadai (saat ini, kebanyakan aplikasi desktop meminta RAM minimal 512MB) serta processor (32 bit – Intel x86 sudah mencukupi, meskipun sekarang mulai berkembang mesin 64 bit,
misalnya AMD64).

Infrastruktur Software

Infrastruktur ini berjalan di atas lapisan hardware dan terhubungan dalam suatu jaringan melalui infrastruktur jaringan. Infrastruktur inilah yang akan langsung berhadapan dengan anggota-anggota komunitas. Secara minimal, software yang harus disediakan adalah:

  • Software standar. Software ini merupakan software standar yang memungkinkan suatu workstation bisa berfungsi. Secara umum, software ini terdiri atas sistem operasi dan aplikasi desktop standar (Internet: browser, instant messaging, FTP Client, SSH client, aplikasi perkantoran: pengolah kata spreadsheet, presentasi). Penggunaan software bebas sangat disarankan.
  • Software pembelajaran. Software ini merupakan software standar yang bisa diakses oleh anggota-anggota komunitas untuk belajar. Software ini disesuaikan dengan domain keilmuan yang menjadi interest dari anggota VCoP yang dibentuk.
  • Selain software di atas, beberapa software berikut ini akan sangat diperlukan untuk membentuk VCoP:
    1. Instant Messaging, digunakan untuk berkomunikasi secara langsung realtime melalui tulisan. Meskipun awalnya hanya menggunakan tulisan, saat ini telah dikembangkan untuk keperluan voice serta video. Beberapa diantaranya adalah Skype, Yahoo Messenger, GoogleTalk, dan lain-lain
    2. Groupware (software yang memungkinkan setiap anggota untuk berkomunikasi dan berkolaborasi)
    3. Forum (merupakan software berbasis web yang digunakan untuk keperluan berbagi pendapat, ide, dan pemecahan masalah serta berdiskusi mengenai berbagai hal yang sesuai dengan keminatan dalam komunitasi tersebut. Pada software ini, ditetapkan topik-topik utama dari keminatan komunitas. Setiap topik mempunyai moderator)
    4. Mailing list / milis (memungkinkan diskusi dan berbagi ide serta pendapat melalui fasilitas e-mail. Setiap pengiriman ke suatu alamat yang ditetapkan akan secara otomatis mengirimkan e-mail ke seluruh anggota yang terdaftar. Moderator dalam suatu milis bertugas untuk menjaga agar milis tersebut tetap fokus.
    5. Wiki, merupakan software berbasis web yang berfungsi sebagai “papan tulis” yang bisa ditulisi oleh anggota-anggota komunitas. Suatu halaman wiki akan digunakan untuk menampung pengetahuan dari masing-masing anggota. Partisipasi anggota sangat diperlukan agar bisa membuat wiki menjadi semacam knowledge base.
    6. Document Management System, merupakan software (yang kebanyakan) berbasis web dan berfungsi untuk mengelola berbagai dokumen. Dengan adanya repository ini, anggota bisa menyimpan, mengambil, menampilkan dokumen, serta berbagai hal lainnya yang berkaitan dengan kemudahan akses dokumen.
    7. Content Management System, merupakan software berbasis web yang digunakan untuk mengelola berbagai isi / content halaman web. CMS merupakan sarana untuk menampilkan berbagai informasi. Dengan CMS ini, bisa dengan mudah dibangun suatu website dengan isi yang bisa dikelola dengan mudah.

Infrastruktur Non-teknis

Infrastruktur non-teknis terutama berkaitan dengan aturan-aturan yang mengikat anggota dari CoP. Selain itu, diperlukan juga pemahaman yang memadai dari para anggota tentang aturan-aturan tersebut. ACL (Access Control Lists) yang memadai juga diperlukan. Harus jelas peran-peran yang nantinya akan mengambil bagian dalam komunitas ini. Sebagai contoh, dosen bisa ditetapkan untuk menjadi ad ministrator atau moderator pada forum maupun milis. Aturan-aturan diwujudkan dalam bentuk tertulis dan bisa dibaca oleh semua anggota. Dalam kaitannya dengan etika, diperlukan juga pengetahuan mengenai nettiquette, yaitu etika bergaul di dunia virtual.
Sikap Mental

Terbentuknya VCoP tidak terlepas dari sikap mental yang harus dimiliki oleh anggota-anggotanya. Kemauan untuk berbagi ide, inovasi, memecahkan masalah bersama, dan bentuk-bentuk partisipasi lainnya menghendaki agar anggota-anggota komunitas mempuyai sikap mental yang baik dan jauh dari rasa iri. Berdasarkan pengalaman penulis, sikap mental ini bisa dibentuk dari penyiapan aturan serta konsistensi dalam menjalankan aturan tersebut secara terus menerus.
Membangun VCoP

Membangun komunitas berbasis pengetahuan bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Strategi yang bisa dilaksanakan adalah dengan menggunakan pendekatan manfaat. Setiap anggota harus bisa memperoleh manfaat yang memadai dari adanya CoP. Manfaat utama yang muncul adalah semakin bertambahnya pengetahuan dari para anggotanya. Wenger [5] menyarankan suatu quick start-up guide berikut ini:

  1. Menetapkan konteks stratejik. Suatu konteks stratejik memungkinkan komunitas untuk menemukan legitimasi dalam organisasi.
  2. Edukasi. Setiap anggota harus memahami bagaiman (V)CoP ini berada dalam konteks pekerjaan mereka serta bagaimana menggunakan berbagai fasilitas yang terdapat pada VCoP.
  3. Dukungan. Berikan dukungan yang kuat kepada para anggota agar bisa berpartisipasi dalam VCoP. Kebanyakan kegagalan sering juga disebabkan karena kurangnya pengetahuan serta dukungan untuk bisa berpartisipasi.
  4. Mulai dengan segera. Usahakan membuat suatu posting yang bermanfaat yang memungkinkan para anggota untuk bisa segera berpartisipasi dan belajar.
  5. Doronglah partisipasi. Hargai pekerjaan komunitasi. Publikasikan kesuksesan-kesuksesan.
  6. Integrasikan ke dalam organisasi.

Penutup

Jika fasilitas telah disediakan dan infrastruktur aturan telah disiapkan seharusnya CoP bisa eksis, meskipun memang memerlukan proses. Jika tidak berproses dan CoP tidak eksis, tampaknya komunitas yang ada di organisasi yang bersangkutan merupakan komunitas yang anggotanya (sebagian besar) terdiri atas para anggota dengan pengetahuan yang bersifat implisit (implicit knowledge). Pada organisasi yang sebagian besar anggotanya mempunyai pengetahuan implisit, ditambah dengan kemauan belajar yang rendah dari banyak anggota lainnya, CoP tidak mungkin bisa eksis.
Daftar Pustaka

[1] E. L. Lesser, J. Storck, Communities of Practice and Organizational Performance, IBM Systems Journal, Vol 40, No 4, 2001
[2] Wikipedia, Virtual Community of Practice, http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_Community_of_Practice
[3] Wikipedia, Community of Practice, http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_Community_of_Practice
[4] Wikipedia, Tacit Knowledge, http://en.wikipedia.org/wiki/Tacit_knowledge
[5] Etienne Wenger, R. A. McDermott, W. Snyder, Cultivating communities of practice : a guide to managing knowledge, Boston: Harvard Business School Press, 2002.
Sumber :
http://bambangpdp.wordpress.com/category/knowledge-management/
This entry was posted in Ilmu Pengetahuan. Bookmark the permalink.